Het systeem dat alles samenbrengt

• 1. Het eerste contract 

  Er zijn vier manieren waarop aanvragen binnenkomen:

  • Telefonie → de AI Voice Agent neemt altijd op namens jouw bedrijf.

  • Websitechat → bezoekers krijgen direct antwoord via de chat op jouw site.

  • E-mail → klantmails (aanvragen, offertevragen, factuurvragen) worden slim herkend en automatisch aan je dashboard toegevoegd.

  • Handmatige invoer → iets mondeling of via WhatsApp gekregen? Jij of je team voegt het met één klik zelf toe.

  Wat de route ook is, de klant krijgt altijd direct een reactie. Geen wachttijd, geen gemiste kans.

• 2. Slimme intake & controle
  
  De intake legt altijd de belangrijkste gegevens vast: naam, 06-nummer, e-mail, adres, omschrijving van de klus en of het om spoed gaat.

  Daarna volgt een controlefase:

  • De assistent herhaalt alles en vraagt: “Klopt dit en is dit volledig?”

  • Klopt er iets niet of ontbreekt er info? Dan vraagt het systeem gericht door.

  • Lukt het niet om alles meteen te krijgen? Dan stuurt ServiceVoice automatisch een bericht om ontbrekende info aan te vullen (via WhatsApp of e-mail).

  • Als een aanvraag incompleet blijft, verschijnt die in de lijst “Nog aanvullen” zodat je er altijd bovenop kunt.

  Dubbele meldingen worden automatisch herkend en samengevoegd. Zo heb je altijd één compleet klantdossier.

• 3. Spoed: direct actie, altijd menselijk

  Wordt het woord “spoed” genoemd of zegt de klant dat het dringend is? Dan vraagt het systeem expliciet: “Begrijp ik goed dat dit een spoedgeval is waarvoor u direct teruggebeld wilt worden?”

  Na bevestiging gebeurt er dit:

  • De klant krijgt onmiddellijk een geruststellend bericht: “We hebben uw spoedmelding ontvangen. U wordt zo snel mogelijk teruggebeld.”

  • Het ingestelde spoednummer wordt direct gebeld. Wordt er niet opgenomen, dan belt ServiceVoice automatisch door naar nummer 2.

  • Alle acties worden gelogd in je dashboard.

  Belangrijk: spoed wordt nooit automatisch ingepland. Er belt altijd een mens terug en jij bepaalt hoe het wordt opgepakt.

4. Offertes slim en snel

Geen lange wachttijden of zoekgeraakte mails. Na een complete intake zet ServiceVoice automatisch een conceptofferte klaar in je dashboard.

• Jij controleert, past prijzen of voorwaarden aan en beslist of deze verstuurd wordt.

• Versturen gaat met één klik, als PDF via WhatsApp of e-mail.

• De klant kan direct akkoord geven of opmerkingen plaatsen.

• Reageert de klant niet, dan volgt er automatisch een herinnering na 2 uur en nog één na 24 uur.

Zo gaat er nooit meer een kans verloren, terwijl jij altijd de eindbeslissing houdt.

• 5. Planning zonder fouten

  Zodra er akkoord is van de klant én van jou, komt de klus in de planning.

  • De AI doet een voorstel voor datum, tijd en medewerker(s), rekening houdend met reistijd en buffers.

  • Jij kunt dit voorstel bevestigen, aanpassen of afwijzen.

  • Bij dubbele boekingen stelt het systeem automatisch een alternatief voor.

  • Elke wijziging wordt direct bevestigd aan de klant, zodat er nooit misverstanden zijn.

  De dashboard-agenda is leidend. Google of Outlook kan synchroniseren, maar de planning in ServiceVoice is altijd de bron van waarheid.

• 6. Facturatie automatisch klaar

  Na afronding van de klus verschijnt de factuur automatisch als concept in je dashboard.

  • Jij checkt het bedrag en verstuurt met één klik.

  • Facturen worden via WhatsApp of e-mail verzonden.

  • Na 14 dagen volgt automatisch een vriendelijke herinnering als er nog niet betaald is.

  • Zodra jij de factuur als betaald markeert, stopt de herinneringsflow.

  Zo heb je geen losse administratie meer, maar houd je wel altijd de regie.

• 7. Alles onder controle in je dashboard

  Alles komt samen in één overzicht:

  • Nieuwe aanvragen, spoedmeldingen, offertes, afspraken en facturen.

  • Duidelijke statussen en labels (bijv. SPOED, ONVOLLEDIG, TERUGBELLEN).

  • Een volledige tijdlijn van alle communicatie en acties.

  En elke zondagavond ontvang je een helder rapport met de belangrijkste cijfers en verbeterpunten. Zo weet je precies hoe je bedrijf draait en waar je kunt optimaliseren.